Электронные перевозочные документы: что изменилось с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года для участников грузоперевозок действует обязательный электронный формат ряда перевозочных и экспедиторских документов. Новые правила касаются грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов – независимо от отрасли и региона работы.

Разбираемся, какие документы нужно оформлять в электронном виде, как устроен обмен и что необходимо сделать компании.

Что такое ЭПД

Электронные перевозочные документы (ЭПД) – это юридически значимые документы, которые оформляются, подписываются электронной подписью и передаются участникам перевозки в цифровом виде.

ЭПД направляются в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) через аккредитованного оператора информационной системы ЭПД. Оператором самой ГИС ЭПД выступает Минтранс России. Система хранит сведения о перевозках и предоставляет их государственным органам в предусмотренных законом случаях.

Переход на ЭПД позволяет:

• сократить ручной ввод и бумажный архив;
• быстрее согласовывать документы между участниками перевозки;
• снизить риск потери или подделки документов;
• видеть статус оформления и подписания документов;
• передавать сведения в ГИС ЭПД без дублирования операций.

Какие документы обязательны

Требование установлено Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. С 1 сентября 2026 года в электронном виде формируются:

• транспортная накладная при автомобильной перевозке;
• заказ или заявка на перевозку автомобильным транспортом;
• транспортная железнодорожная накладная;
• грузовая накладная при воздушной перевозке;
• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка.

Кто и что оформляет

Обязанность зависит от роли компании в конкретной перевозке:

Например, если компания привлекла стороннюю транспортную организацию, в обычной ситуации потребуется оформить электронный заказ-заявку и электронную транспортную накладную. Если в цепочке участвует экспедитор, состав документов зависит от того, принимает ли он груз во владение и привлекает ли другого перевозчика.

Как работает обмен

Участники перевозки не подключаются к ГИС ЭПД напрямую. Обмен выполняется через оператора ИС ЭПД, включенного в реестр Минтранса России. Документы направляются оператору, проходят необходимые проверки и передаются в ГИС ЭПД.

Для работы компании понадобятся:

• договор с оператором ИС ЭПД;
• учетная система с поддержкой необходимых форматов;
• электронные подписи ответственных сотрудников;
• настроенные полномочия и МЧД, если сотрудник действует от имени организации;
• мобильное решение для водителей, если подписание происходит во время рейса;
• готовность контрагентов к обмену ЭПД.

Что сделать компании

1. Определить свои сценарии

Составьте перечень перевозок и участников:

• собственный транспорт или привлеченный перевозчик;
• наличие экспедиторов;
• автомобильные, железнодорожные или воздушные перевозки;
• перевозка алкоголя и спиртосодержащей продукции;
• участие иностранных контрагентов;
• случаи, подпадающие под исключения для бумажного оформления.

Важно определить не только роль компании в целом, но и роль в каждой конкретной цепочке поставки.

2. Проверить операторов и 1С

Выберите оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса и проверьте, поддерживает ли ваша конфигурация 1С необходимые документы и форматы.

В решениях 1С электронные документы можно формировать на основании данных учета – например, реализации товаров, заказа или заявки. Это уменьшает количество ручного ввода и помогает избежать расхождений между бухгалтерскими и транспортными документами.

3. Настроить подписи и полномочия

Определите сотрудников, которые будут создавать и подписывать титулы:

• логистов и диспетчеров;
• кладовщиков;
• ответственных за погрузку;
• водителей;
• сотрудников, принимающих груз.

Проверьте действительность электронных подписей и настройте МЧД там, где сотрудник подписывает документы от имени организации.

4. Провести тестовые перевозки

До начала регулярной работы проверьте весь маршрут документа:

1. создание ЭПД в 1С;
2. отправка оператору;
3. получение и подписание титулов контрагентами;
4. работа водителя с мобильным приложением;
5. исправление ошибок;
6. завершение перевозки и хранение документов.

Тестирование лучше проводить на реальных сценариях с ключевыми перевозчиками, экспедиторами и получателями.

Бумажные документы и ответственность

Бумажный формат сохраняется только в случаях, установленных законодательством и приказами Минтранса. К отдельным исключениям относятся перевозки специальных и военных грузов, операции с иностранными участниками и перевозки для личных нужд физических лиц. Перечень исключений необходимо проверять применительно к конкретной перевозке: он может уточняться нормативными актами Минтранса.

Кроме административных рисков, возможны практические последствия: задержка погрузки или выгрузки, невозможность быстро подтвердить факт перевозки, ошибки в учете и дополнительные вопросы при проверке расходов.

Как Киасофт помогает перейти на ЭПД

Киасофт – франчайзи фирмы 1С и интегратор решений для электронного документооборота. Мы помогаем настроить работу с ЭПД на базе 1С и подключить обмен через оператора ИС ЭПД.

В рамках проекта специалисты:

• анализируют текущий процесс перевозок;
• проверяют готовность конфигурации 1С;
• настраивают формирование и передачу ЭПД;
• помогают подключить электронные подписи и полномочия;
• тестируют обмен с контрагентами;
• показывают сотрудникам порядок работы с документами.

Получить более подробную информацию вы сможете у наших менеджеров по телефон: 8-983-191-3110.